Postanowienia ogólne

1. Podstawą prawną niniejszej procedury jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 poz. 928).
2. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby CIM przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. Za przekazanie informacji, o której mowa w ust. 2 odpowiadają pracownicy Centrum Integracji Międzypokoleniowej w ramach prowadzonych spraw i zgodnie z zakresem czynności.
4. Informację, o której mowa w ust 2. można przekazać w formie:
a) mailowej  za potwierdzeniem odbioru – wydruk należy umieścić w aktach sprawy
b) osobiście wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 1 do procedury – dokument umieszczać się w aktach sprawy.
5. Informację, o której mowa w ust 2. można również zawrzeć w treści zapytania ofertowego wysyłanego do oferentów lub umieszczanego w Biuletynie Informacji Publicznej.
6. Niniejsza procedura jest jawna poprzez udostępnienie treści dokumentu na stronie internetowej ww.cimchorzow.pl oraz w sekretariacie CIM w formie pisemnej.

Definicje

1.   Użyte w niniejszej procedurze  określenia oznaczają:
1) CIM – Centrum Integracji Międzypokoleniowej;
2) sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,  w tym:
a)  pracownik CIM;
b) pracownik tymczasowy CIM;
c) osoba świadcząca pracę na rzecz CIM na innej podstawie niż stosunek pracy,  w tym na podstawie cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej działający na rzecz CIM;
e) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy CIM
f) stażysta, wolontariusz, praktykant działający na rzecz  CIM;
g) osoba fizyczna w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w CIM lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w CIM lub już po ich ustaniu.
3) informacje o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w CIM, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w CIM lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w CIM w ramach, którego uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość działań;
5) zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie CIM informacji o naruszeniu prawa;
6) zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
7) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba,  która dopuściła się naruszenia prawa,  jest powiązana;
8) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście;
10) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście,  w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
11) działanie następcze – działanie podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w  szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury;
12) informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
13) organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego i inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące  z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
14) pracodawca – dyrektor Centrum Integracji Międzypokoleniowej;
15) procedura – niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych  naruszenia prawa oraz działań następczych w Centrum Integracji Międzypokoleniowej.

Zakres przedmiotowy

Regulamin stosuje się do zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń w dziedzinach:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Osoba odpowiedzialna za  przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie  zgłoszeń wewnętrznych, jest osoba wyznaczona przez Dyrektora Centrum Integracji Międzypokoleniowej na podstawie udzielonego mu pisemnego upoważnienia. Fakt ten zostaje podany do publicznej wiadomości zarządzeniem Dyrektora.
2. Osoba upoważniona, o której mowa w ust. 1, zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała tę pracę.
3. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych:
a) dokonuje rejestracji każdego zgłoszenia w rejestrze, o którym jest mowa w § 7;
b) przekazuje informacje o każdym zgłoszeniu pracodawcy celem wskazania osoby odpowiedzialnej za rozpatrzenie zgłoszenia wewnętrznego;
c) dokonuje oddzielenia danych osobowych sygnalisty od treści zgłoszenia naruszenia w celu przekazania treści zgłoszenia osobie odpowiedzialnej za rozpatrzenie zgłoszenia wewnętrznego;
d) przekazuje osobom wskazanym w zgłoszeniu wewnętrznym klauzulę informacyjną zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 3 do procedury.

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych

1.  Informację o  naruszeniu prawa zgłasza się na formularzu, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości;
b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;
c) wskazanie komórki lub osoby, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;
d) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;
e) wskazanie wszystkich dowodów i informacji jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
f) dane osobowe sygnalisty.
3. Zgłoszenie wewnętrze powinno zawierać także adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwany dalej „adresem do kontaktu”, który jest przekazywany osobie odpowiedzialnej za rozpatrywanie zgłoszenia wewnętrznego.
4. Zaleca się podanie w zgłoszeniu adresu do kontaktu w formie zapewniającej ochronę poufności tożsamości sygnalisty np. prywaty adres poczty elektronicznej nie zawierający nazwiska sygnalisty.
5.  Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są w formie pisemnej  (listownej) na adres:
Centrum Integracji Międzypokoleniowej
ul. gen. H. Dąbrowskiego 7
41-500 Chorzów.
6. Zgłoszenie  wewnętrzne należy  umieścić w dwóch kopertach – koperta zewnętrzna  powinna mieć
dopisek „Zgłoszenie wewnętrzne”,  a koperta wewnętrzna dopisek „Sygnalista”.  List z taką adnotacją nie podlega rejestracji i bezpośrednio przekładany jest do rąk osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.
7.  W przypadku nieobecności  osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych trwającej dłużej niż 4 dni robocze zgłoszenie przekazywane jest Dyrektorowi CIM.
8.  Zgłoszenia wewnętrzne anonimowe nie są przyjmowane. Zgłoszenia te podlegają niezwłocznemu zniszczeniu.
9. Na wniosek sygnalisty przesłany drogą listowną na adres:  Centrum Integracji Międzypokoleniowej
ul. gen. H. Dąbrowskiego 7
41-500 Chorzów.
zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane  w formie protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę,  o której mowa w § 4.
10.  W przypadku, o którym mowa w ust. 9, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Status sygnalisty

1.  Sygnalista podlega ochronie określonej w § 10 od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2.  Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają  ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującymi osobie, której dotyczy zgłoszenie.
4.  Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 3, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie postępowanie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1.  Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, do którego wprowadza każde przyjęte zgłoszenie.
2.  Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia zgłoszenia;
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu sygnalisty;
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
3.   Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu  postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4.  Osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego jest informowana o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Osoba odpowiedzialna za  rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Po zapoznaniu się z treścią zgłoszenia wewnętrznego Dyrektor CIM wyznacza każdorazowo osobę do rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, która zapewnia bezstronność.
2.   Osobą odpowiedzialną za rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych jest osoba wyznaczona przez Dyrektora Centrum Integracji Międzypokoleniowej na podstawie udzielonego mu pisemnego upoważnienia do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
3.   Osoba upoważniona, o której mowa w ust. 1, zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała tę pracę.

Działania następcze

1. Osoba wyznaczona do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych podejmuje niezwłocznie działania następcze ukierunkowane na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego, z zachowaniem należytej staranności, zapewniając poufność, obiektywność, bezstronność i niezależność.
2. Działania następcze obejmują w szczególności: ocenę prawidłowości zgłoszenia wewnętrznego,  ustalenie stanu faktycznego poprzez analizę zdarzeń oraz przygotowanie dla pracodawcy wniosków i rekomendacji dalszych działań.
3. Ocena prawidłowości polega na stwierdzeniu czy zgłoszenie odpowiada zakresom przedmiotowemu oraz podmiotowemu wskazanym w niniejszym regulaminie.
4. W trakcie rozpatrywania zgłoszenia osoba,  o której mowa w ust. 1 ma prawo do:
a) dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
b) uzyskiwania ustnych i pisemnych informacji  i wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców CIM;
c) dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów CIM (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO);
d) dostępu do monitoringu wizyjnego (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO);
e) dostępu do pomieszczeń CIM w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;
f) korzystania z pomocy inspektora ochrony danych osobowych;
g) konsultowania w niezbędnym zakresie uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.
5. Działania następcze kończy protokół zawierający ocenę prawidłowości zgłoszenia, analizę zdarzeń oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań, na podstawie których pracodawca podejmuje adekwatne działania i przygotowuje informację zwrotną.
6. Rekomendacje dalszych działań mogą obejmować w szczególności:
a) zamknięcie sprawy bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia zgłoszenia;)
b) przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
c) upomnienie pracownika, pozbawienie nagrody itp.;
d) zmiany lub rotacje na stanowiskach;
e) wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
f) zmiany w procedurach wewnętrznych;
g) podjęcie działań cywilnoprawnych dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody;
h) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania ws. naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
i) złożenie wniosku do UOKiK;
j) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);
k) poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).
7.  Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej  nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 7 ust. 4 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia    wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

Zakaz działań odwetowych

1. Wobec osoby zgłaszającej naruszenie nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub  groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
a) odmowie nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
j) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
m) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n) mobbingu;
o) dyskryminacji;
p) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
q) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis ust.2 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a)  wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
5. Zakaz działań odwetowych stosuje się także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,  osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Ochrona danych osobowych

1. Ochronie podlegają dane osobowe sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą oraz innych osób związanych ze zgłoszeniem.
2. Przetwarzania danych osobowych dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
3. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w związku z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym mogą mieć wyłącznie pracownicy upoważnieni na piśmie przez pracodawcę do przetwarzania danych osobowych i zobowiązani do zachowania poufności danych osobowych, do których uzyskali dostęp.
4. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
5. Dane, o których mowa w ust. 1 przetwarzane są w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo, zapewniający ochronę poufności tożsamości oraz w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym przy użyciu niezbędnych środków technicznych oraz organizacyjnych.
6. Klauzula informacyjna, o której mowa jest w § 4 ust. 3 pkt d)  procedury  przekazywana jest
przy pierwszym kontakcie  z osobą wymienioną w zgłoszeniu drogą elektroniczną bądź papierową.
7. Klauzula informacyjna, o której mowa w § 4 ust. 3 pkt d)  procedury  udostępniona jest na stronie internetowej www. cimchorzow.pl.

Zgłoszenia zewnętrzne

1.  Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne  jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny oraz – w stosownych przypadkach – przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.

Postanowienia końcowe

1. Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz instytucji, organów i jednostek organizacyjnych UE wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, czyli 25 grudnia 2024 roku.
2. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż na trzy lata – za dokonanie przeglądu niniejszej procedury odpowiada pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.